Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Kuulovammaisten Lasten vanhempien Liitto ry ja jäsenyhdistykset

Kuulovammaisten Lasten vanhempien Liiton jäsenrekisterin tietosuojaseloste

1.    Rekisterinpitäjä

Kuulovammaisten Lasten Vanhempien Liitto ry (KLVL ry) ja kukin jäsenyhdistys* omien jäsentietojensa osalta

Y-tunnus: 0218231-1

Ilkantie 4

00400 Helsinki

040 755 4551

toimisto@klvl.fi

2.  Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Sari Suokas

Toiminnanjohtaja

Kuulovammaisten Lasten Vanhempien Liitto ry

Ilkantie 4

00400 Helsinki

040 755 4551

annariina.seppa(at)klvl.fi

3.    Rekisterin nimi

Kuulovammaisten Lasten Vanhempien Liitto (KLVL) ry:n ja jäsenyhdistysten jäsenrekisteri.

4.    Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen. Rekisteriä käytetään jäsenlehteen liittyvään toimintaan, jäsenmaksuihin sekä tapahtuma- ja vertaistoiminnan tiedottamiseen sekä muihin kohdistettuihin postituksiin. Rekisteriä käytetään myös vertaistoiminnan ja tapahtumajärjestämisen yhteistyötahojen tietojen ylläpitämiseen.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempi tai huoltaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa. Yli 16-vuotiailta kysytään suostumus henkilötietojensa rekisteröimiseen.

Terveystietojen kysymiseen KLVL:llä on tietosuoja-asetuksen 9. artiklassa, kohdassa 2 mainittu oikeusperuste. Tietojen antaminen on vapaaehtoista. Terveystietojen rekisteröimiseen kysytään henkilön suostumus.

5.      Mitä tietoja käsittelemme?

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

  • etunimi ja sukunimi
  • yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • sukupuoli
  • lapsen syntymäaika
  • lapsen kuulovammaa koskeva tieto
  • paikallisyhdistys, johon jäsen kuuluu
  • jäsenyyteen liittyvät liittymisaikatiedot
  • tieto mahdollisesta luottamustoimesta paikallisyhdistyksessä

6.    Mistä saamme tietoja?

Jäsenekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Jäsenten tiedot tallennetaan KLVL ry:n kotisivuilla olevan sähköisen liittymislomakkeen ja yhdistyksiltä tulevien liittymislomakkeiden kautta.

Kun henkilö liittyy jäseneksi, häneltä pyydetään suostumus henkilötietojen rekisteröimiseksi.

Henkilötietoja voidaan tallentaa tai päivittää myös osoite- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

7.   Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Siirrämme jäsenrekisterissämme olevia nimi- ja osoitetietoja Suomen Uusiokuori oy:lle jäsenetuihin kuuluvan Nappi-lehden postitusta varten.

Tietoja siirretään KLVL:n tapahtumiin tai kursseille ilmoittautuneiden osalta tapahtumajärjestämisen yhteistyötahoillle.

KLVL:n alueellisten jäsenyhdistysten jäsenvastaavilla on pääsy rekisterin siihen osaan, joka käsittelee kyseisen alueen jäsentietoja.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

8.   Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Rekisteriä käsitellään luottamuksellisena ja se on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. Pääsy rekisteritietokannan ylläpitoon on suojattu käyttäjätunnus- ja salasanasuojauksella. Henkilötiedot on suojattu ulkopuolisilta käyttäjiltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ovat salattuja.

Rekisteriä ei säilytetä paperitulosteena. Rekisteriä käyttävät ainoastaan ne rekisterinpitäjien tai niiden lukuun toimivien yhdistysten henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisterinpitäjien organisaatioon kuuluvilla henkilöillä on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Paikallisyhdistyksellä on pääsy omaan jäsenrekisteriinsä, jonka rekisterinpitäjä paikallisyhdistys on. Paikallisyhdistysten jäsenvastaavilla on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

Kuulovammaisten Lasten Vanhempien Liitto ry:n jäsenrekisteriä hallinnoi Hoika oy. Henkilötiedot on Hoikan palvelussa suojattu ja kaikki palvelimet ovat EU:n alueella.

Jäsenrekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity on Kuulovammaisten Lasten Vanhempien Liiton jäsen. Henkilötiedot poistetaan viipymättä, kun henkilö ilmoittaa lopettavansa jäsenyyden tai kun jäsenyys lopetetaan maksamattomien jäsenmaksujen vuoksi.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9.     Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus

  • tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet.
  • peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä ilmoittamalla asiasta KLVL:n toimistoon sähköpostitse tai postitse lähettämällä allekirjoitetun pyynnön
  • saada tieto henkilötietojesi käsittelystä
  • vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien)
  • saada henkilötiedot sähköisessä muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yhdistykselle, yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti. Henkilöllisyys tulee todentaa henkilötietoja pyydettäessä
  • Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10.  Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai sähköpostitse kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11.    Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 13.6.2018

 

 

 

 

*

Döva och hörselskadade barns stödförening

Joensuun seudun Kuulovammaisten Lasten Tuki ry

Keski- Suomen Kuulovammaisten Lasten Tuki ry

Kuopion seudun Kuulovammaisten Lasten Tuki ry

Lapin Kuulovammaisten Lasten Tuki ry Oulun Kuulovammaisten Lasten Tuki ry Pohjanmaan Kuulovammaisten Lasten Tuki ry

Pääkaupunkiseudun Kuulovammaisten Lasten Tuki ry

Saimaan Kuulovammaisten Lasten Tuki ry Satakunnan Kuulovammaisten Lasten Tuki ry

Tampereen seudun Kuulovammaisten Lasten Tuki ry

Turun seudun Kuulovammaisten Lasten Tuki ry

 

 

css.php
Valikko