Lastenohjaajien henkilörekisterin tietosuojaseloste

Kuulovammaisten Lasten vanhempien Liitto ry ja jäsenyhdistykset

Lastenohjaajien henkilörekisterin tietosuojaseloste

 

1.    Rekisterinpitäjä

Kuulovammaisten Lasten Vanhempien Liitto ry (KLVL ry) ja kukin jäsenyhdistys* omien lastenohjaajiensa osalta

Y-tunnus: 0218231-1

Ilkantie 4

00400 Helsinki

040 755 4551

toimisto(at)klvl.fi

2.    Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Sari Suokas

Toiminnanjohtaja

Kuulovammaisten Lasten Vanhempien Liitto ry

Ilkantie 4

00400 Helsinki

040 755 4551

annariina.seppa(at)klvl.fi

3.    Rekisterin nimi

Kuulovammaisten Lasten Vanhempien Liitto (KLVL) ry:n ja jäsenyhdistysten lastenohjaajien henkilörekisteri

4.    Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on rekisteröityjen henkilötietojen hallinta, sen ylläpito ja kehittäminen.

Rekisterin tietoja käytetään ainoastaan Kuulovammaisten Lasten Vanhempien Liitto ry:n ohjaajien rekrytoinnissa määräaikaisiin työsuhteisiin. Rekisteriä säilytetään sähköisessä muodossa ja se on suojattu salasanoilla, joita ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön.

Rekisteriä käytetään tapahtuma- ja vertaistoiminnan tiedottamiseen sekä muihin kohdistettuihin postituksiin. Rekisteriä käytetään myös vertaistoiminnan ja tapahtumajärjestämisen yhteistyötahojen tietojen ylläpitämiseen.

Alaikäisten henkilöiden henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempi tai huoltaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa. Yli 16-vuotiailta kysytään suostumus henkilötietojensa rekisteröimiseen.

Terveystietojen kysymiseen KLVL:llä on tietosuoja-asetuksen 9. artiklassa, kohdassa 2 mainittu oikeusperuste. Tietojen antaminen on vapaaehtoista. Terveystietojen rekisteröimiseen kysytään henkilön suostumus.

5.      Mitä tietoja käsittelemme?

Rekisteri koostuu ohjaajarekisteriin ilmoittautuneiden ja määräaikaiseen ohjaajan työhön hakevien henkilöiden tiedoista, jotka annetaan kirjallisella tai sähköisellä ilmoittautumislomakkeella.

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

  • etunimi ja sukunimi
  • yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • sukupuoli
  • syntymäaika
  • kuulovammaa koskeva tieto
  • kommunikointitapa
  • erikoisruokavaliot
  • työkokemus
  • koulutus
  • tietoja henkilöstä, jotta voidaan arvioida henkilön sopivuus lastenohjaajaksi
  • ajokorttiasiat
  • ensiaputaidot
  • harrastukset, taidot, erityisosaamiset
  • henkilön ansioluettelo

6.    Mistä saamme tietoja?

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Tiedot tallennetaan KLVL ry:n kotisivuilla olevan sähköisen hakulomakkeen kautta.

Kun henkilö hakee tapahtumaan, häneltä pyydetään suostumus henkilötietojen rekisteröimiseksi.

Henkilötietoja voidaan tallentaa tai päivittää myös osoite- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

7.   Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Siirrämme lastenohjaajarekisterissämme olevia nimi- ja osoitetietoja sekä erikoisruokavalioihin liittyviä tietoja tapahtumajärjestämisen yhteistyötahoille, kuten hotellille, vastuuohjaajalle tai kurssin vetäjälle. Kumppaneitamme sitoo vaitiolovelvollisuus.

Pääsääntöisesti ohjaajien tietoja ei siirretä KLVL:n ja jäsenyhdistysten välillä, mutta tapauskohtaisesti voimme vaihtaa yhteystietoja.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

8.   Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Rekisteriä käsitellään luottamuksellisena ja se on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. Pääsy rekisteritietokannan ylläpitoon on suojattu käyttäjätunnus- ja salasanasuojauksella. Henkilötiedot on suojattu ulkopuolisilta käyttäjiltä.

Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ovat salattuja.

Rekisteriä käyttävät ainoastaan ne rekisterinpitäjien tai niiden lukuun toimivien yhdistysten henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. KLVL:n rekisteriä säilytetään KLVL:n toimiston verkkolevyllä, minne on pääsy vain KLVL:n työntekijöillä. Paikallisyhdistyksillä on pääsy ainoastaan omiin tapahtumiinsa liittyviin rekistereihin, joiden rekisterinpitäjä paikallisyhdistys on. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

Ohjaajien henkilötietoja säilytetään kaksi vuotta ohjaajaksi hakemisen jälkeen.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9.     Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus

  • tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet.
  • peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä ilmoittamalla asiasta KLVL:n toimistoon
  • saada tieto henkilötietojesi käsittelystä
  • vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien)
  • saada henkilötiedot sähköisessä muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yhdistykselle, yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
  • Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10.   Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai sähköpostitse kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11.     Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 13.6.2018.

 

 

 

*

Döva och hörselskadade barns stödförening

Joensuun seudun Kuulovammaisten Lasten Tuki ry

Keski- Suomen Kuulovammaisten Lasten Tuki ry

Kuopion seudun Kuulovammaisten Lasten Tuki ry

Lapin Kuulovammaisten Lasten Tuki ry Oulun Kuulovammaisten Lasten Tuki ry Pohjanmaan Kuulovammaisten Lasten Tuki ry

Pääkaupunkiseudun Kuulovammaisten Lasten Tuki ry

Saimaan Kuulovammaisten Lasten Tuki ry Satakunnan Kuulovammaisten Lasten Tuki ry

Tampereen seudun Kuulovammaisten Lasten Tuki ry

Turun seudun Kuulovammaisten Lasten Tuki ry

 

 

 

 

Valikko